COVID-19 salgını, özellikle iş sürekliliği söz konusu olduğunda, beklenmeyen durumlar için bir acil durum planı ile hazırlıklı olmanın önemini her zamankinden daha fazla göstermiştir.
Bazı beklenmeyen kesintiler kontrolünüz dışındaki durumlardan kaynaklanabilirken, iç hatalardan kaynaklanabilecek bazı sorunlar ortaya çıkabilir. Yeni bir ürüne karşı ani bir ilgi akışı gibi beklenmedik sorunlar da olumlu olabilir.
Senaryo ne olursa olsun, her şeye hazırlanmak önemlidir ve acil durum planlaması bunu yapmanıza yardımcı olur. Bu gönderi, acil durum planlamasının ne olduğunu açıklayacak, kendi planınızı oluşturmak için izleyebileceğiniz adımları özetleyecek ve ilham almak için kullanabileceğiniz örnekler verecektir.
Acil Durum Planı Tanımı
Acil durum planı nedir? Basitçe söylemek gerekirse, bir acil durum planı, kuruluşların gelecekteki olası bir olaya yanıt vermesine yardımcı olmak için tasarlanmış bir eylem planıdır. Bunu bir yedekleme planı veya kuruluşlara en kötü durum senaryosunda rehberlik edecek bir B planı olarak düşünün.
Acil durum planları, işletmelerden kar amacı gütmeyen kuruluşlara ve devlet kuruluşlarına kadar her tür kuruluş için yararlıdır. Bu senaryolar hiçbir zaman gerçekleşmeyebilir, ancak ekibinizin paniğe kapılmaması veya son dakikada olumsuz bir olayla başa çıkmak için çabalamaması için bir planınızın olması önemlidir.
Önerilen makale: sosyal medya nasıl kullanılır hakkında bilgi almak ve güncel sosyal medya haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Bu planlar yalnızca işinize zarar verebilecek durumlara odaklanmamalıdır. Örneğin, belirli bir dönemde piyasa davranışındaki değişiklikler nedeniyle gelirinizde önemli bir artış yaşayabilirsiniz. Bu iyi bir senaryo, ancak operasyonlarınızı ölçeklendirmek ve büyüyen kitlenizin yeni taleplerini uygun şekilde karşılamak için uyarlamanız gerekecek.
Acil Durum Planlaması ve Kriz Yönetimi
Beklenmedik durum planlaması da kriz yönetiminden farklıdır, çünkü zaten gerçekleşmiş bir şeye bir tepki değil, daha çok bir şeyin olup olmayacağı ve ne zaman olabileceğine dair bir plandır. Ancak bir acil durum planı, sorunlar ortaya çıktığında kriz yönetimi konusunda size yardımcı olabilir.
Acil Durum Planlaması ve Risk Yönetimi
Risk yönetimi, kuruluşunuzu etkileyebilecek potansiyel risklerin tanımlanması, hafifletilmesi ve değerlendirilmesidir. Bu süreç, bir kuruluşun kayıpları oluşmadan önce önlemesine yardımcı olur ve belirli risklerin alınmaya değer olup olmadığının değerlendirilmesine yardımcı olur. Acil durum planlaması, risk yönetiminin bir bileşeni olabilir, çünkü bu süreç kuruluşların bu potansiyel risklerden kurtulmasına yardımcı olur.
İşletmenizin her şeye hazır olduğundan emin olmak için bir acil durum planının nasıl oluşturulacağını anlamak çok önemlidir.
İş acil durum planı nedir?
İş acil durum planı, bir krizin meydana gelmesi durumunda işletmenizin ekiplerinin atacağı adımları özetleyen bir stratejidir. Esasen, en kötü durum senaryosu gerçekleştiğinde harekete geçen yedekleme planıdır. Acil durum planınızın amacı, bir sorun ortaya çıktıktan sonra işletmenizin çalışır durumda kalmasına yardımcı olmaktır.
İş Sürekliliği Planı ve Acil Durum Planı
İsimleri birkaç harfle değişse de iş sürekliliği ve acil durum planları farklı kavramlardır. Süreklilik, operasyonları kesintiye uğratan bir olay meydana geldikten sonra işletmenizin çalışmaya devam edebilme yeteneğidir. Bir acil durum planı, bir olay olması durumunda yürürlüğe giren bir eylem planıdır.
Acil durum planları, işletmenizin sürekliliği sağlayıp sağlayamayacağını önemli ölçüde etkileyebilir. Bir kriz sırasında tepki verebilmek ve harekete geçebilmek, işinizin diğer taraftan çıkıp çıkamayacağını ve normal iş faaliyetlerine devam edip etmeyeceğini belirleyebilir.
Bunu şöyle düşünebilirsiniz: süreklilik planlarınız beş bölümden oluşur: program yönetimi, yönetişim, iş etki analizi, stratejiler ve gereksinimler ile eğitim ve test etme. İşletmeniz beklenmedik durum planları da kullanıyorsa, bu, işletmenizin bir kriz meydana geldiğinde nasıl tepki vereceğini belirleyen stratejiler ve gereksinimler bölümünün bir parçası olabilir.
İşletmenizin her şeye hazır olduğundan emin olmak için bir acil durum planının nasıl oluşturulacağını anlamak çok önemlidir.
Acil Durum Planlaması: Bir İş Acil Durum Planı Nasıl Yapılır?
Bir acil durum planı oluşturmak, “Ya eğer?” Sorusuna yanıt vermektir.
Ya vitrininiz su basarsa? Ya tedarikçiniz iflas ederse? What-if’lere verilen yanıtlar acil durum planlarıdır. Bu senaryoların gerçekleşmesi zorunlu değildir, ancak işinizi etkileme ihtimalleri varsa, etkilenmelerine hazırlıklısınız.
Aşağıda, acil durum planlamasına giden adımları tartışacağız.
7 Adımda Acil Durum Planlaması
1. Kritik iş fonksiyonlarını tanımlayın.
Bu ilk adım, planlarınızın en başta neden var olması gerektiğinin tonunu belirlediği için planlamanızın en önemli yönüdür.
Bu aşamada, işinizi her gün çalışır durumda tutmak için gerekli olan tüm kritik alanları belirleyin. Bu operasyonlar başarı için zorunlu olduğundan, ortaya çıkan senaryolardan bağımsız olarak bu operasyonların devam etmesini sağlayacak planlarınız olması gerekir.
Bunu şöyle düşünebilirsiniz: Bu kritik alanlar, işletmenizin günlük olarak çalışır durumda kalmasını sağlar. Diğer alanlar önemlidir, ancak bunlar sizi ayakta tutan ana işlevlerdir. Bu göz önüne alındığında, olumlu ya da olumsuz, kritik alanları etkileyebilecek her şeye ve her şeye hazırlıklı olmak istersiniz. Acil durum planlaması tam olarak budur.
Bu alanları belirlemek, onları etkileyebilecek olası senaryolar üzerinde beyin fırtınası yapmaya başlarken bir sonraki adıma geçmenize yardımcı olur.
2. Bir senaryo değerlendirmesi yapın.
İşletmenizin kritik operasyonlarını belirledikten sonra, bu fonksiyonları etkileyecek ve günlük operasyonlarınızı strese sokacak durumları belirlemek için bir senaryo değerlendirmesi yapmak isteyeceksiniz.
Örneğin, işletmeniz bir vitrin dışında faaliyet gösteriyorsa, vitrininizi çalışır durumda tutmak işletmenizin başarısı için kritik bir alandır. Belki de düşündüğünüzden daha fazla ilgi çeken yeni bir ürün piyasaya sürüyorsunuz ve pazarı memnun etmek için daha yüksek mağaza içi trafik ve ürün eksikliği ile uğraşmanız gerekiyor. Daha fazla gelir getirecek olumlu bir durum olsa da, gerçekleştiğinde bununla ilgilenmezseniz işletmeniz için yine de olumsuz yansımaları olabilir.
Bu aşamayı bir risk değerlendirmesine benzer düşünebilirsiniz, ancak olasılıklar olumlu ve olumsuzdur. Bu kritik alanlarda çalışan insanlarla tanışmak ve iş görevlerinin aksamasına ve başarılarının önündeki engellere neyin neden olabileceğini düşündüklerini anlamak faydalı olabilir. Onlara durumların kendilerini nasıl etkileyeceğini düşündüklerini ve her bir senaryoyla nasıl başa çıkacaklarını sorun.
Uzun bir tehdit listesi bulursanız, gerçekleşme olasılıklarına ve işletmeniz üzerindeki etkilerinin ne kadar önemli olacağına bağlı olarak bunları öncelik sırasına koyabilirsiniz.
3. Her senaryo için acil durum planları oluşturun.
Bu aşamada, acil durum planları oluşturacaksınız. En yüksek önceliğe sahip “tehditlerle” veya meydana gelme olasılığı en yüksek olan ve işinizde önemli bir strese neden olma olasılığı en yüksek olanlarla başlayın.
Senaryoları, bilgilendirilecek kişileri ve yanıt verdiklerinde ilgili tarafların sahip olacağı rolleri ve sorumlulukları ana hatlarıyla belirtin. Aşağıda bir örneği ele alacağız, ancak izlenecek yararlı bir şablon şunlar olabilir:
Senaryoyu özetlemek,
Gerçekleşme olasılığını belirlemek,
Önceden nasıl hazırlanacağınızı açıklayın,
Olursa ve ne zaman olursa tepkinin ne olacağını detaylandırın.
Planlarınızı oluşturduktan sonra, bunları her senaryoda kilit paydaşlara dağıtın, böylece herkes neyden sorumlu olduğunu anlar ve önceden hazırlık yapabilir.
4. Planınızı onaylatın.
İstediğiniz eylem planını oluşturduktan sonra, paydaşlardan ve yönetimden onay alma zamanı. Hem departman düzeyinde hem de şirket çapında planlar oluşturuyorsanız, bu özellikle önemlidir. Ekibinizin ve yönetiminizin kilit üyelerinden katılım olmadıkça planınız başarılı olmayacaktır. Tüm taraflar, acil durum planında açıklanan hareket tarzının herkes için işe yaradığı konusunda hemfikir olduğunda, güvenle ilerleyebilirsiniz.
5. Planı ekibinizle paylaşın.
Planınız onaylandıktan sonra, onu dağıtma zamanı. Herkesin erişebileceği paylaşılan bir klasöre koymak şeffaflık yaratır ve zamanı geldiğinde kolayca kullanılabilir olmasını sağlar.
İlgili tarafların planda nelerden sorumlu olduklarını bildiklerinden emin olun, böylece en kötü durum senaryosu meydana geldiğinde planı sorunsuz bir şekilde uygulayabilirsiniz.
Planınız onaylandıktan sonra, onu dağıtma zamanı. Herkesin erişebileceği paylaşılan bir klasöre koymak şeffaflık yaratır ve zamanı geldiğinde kolayca kullanılabilir olmasını sağlar.
İlgili tarafların planda nelerden sorumlu olduklarını bildiklerinden emin olun, böylece en kötü durum senaryosu meydana geldiğinde planı sorunsuz bir şekilde uygulayabilirsiniz.
6. Planlarınızı test edin.
Tüm planlarda olduğu gibi, sürekli olarak test etmek (sonraki bölümde daha fazla bilgi için) ve zaman içinde güncellemek önemlidir. İşletmeler ölçeklenip değiştikçe, işletme ihtiyaçlarınız da muhtemelen değişecek ve belirli senaryoların artık eskisi kadar önemli bir etkisi olmayacaktır. Daha küçük bir operasyonken tahmin etmediğiniz veya düşünmediğiniz, planlanacak yeni senaryolar da olabilir.
Planlarınızı gözden geçirmek, onları test etmek ve planlarda yaptığınız değişiklikler hakkında gerekli paydaşlarla iletişim kurmak için özel dönemler harcamak için kullanacağınız bir zaman çizelgesi oluşturmak yararlı olabilir.
7. Planınızı gerektiği gibi güncelleyin.
Acil durum planınızı devam eden bir çalışma olarak kabul edin. Yeni riskler ortaya çıktıkça ve iş ihtiyaçlarınız için hala mantıklı olduğundan emin olmak için onu uyarlamanız gerekecek. Ekibe yeni bir yönetici veya yönetici katıldığında, kendilerinden (eğer varsa) ne beklendiğini bilmeleri için gerektiğinde bunu onlarla paylaştığınızdan emin olun.
Acil Durum Planlama Zaman Çizelgesi
Planlama her zaman ilgili bir süreç olduğundan, her bir adıma ne kadar zaman ayırmanız gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. Aşağıda bir zaman çizelgesini tartışalım.
Birinci Hafta: Anahtar İşlemleri Belirleyin
İş işlevi için gerekli olan operasyonel alanları belirlemek için kendinize yaklaşık bir hafta verin. Muhtemelen bu alanların ne olduğunu zaten biliyorsunuz, ancak hepsini belirlemek için yeterince araştırma yapmak istiyorsunuz.
İkinci ve Üçüncü Haftalar: Beyin Fırtınası Senaryoları
Planlarını oluşturacağınız senaryolar üzerinde beyin fırtınası yapmak için iki ila üç hafta ayırın. Senaryolar hakkındaki fikirlerini ve bunların nasıl ele alınmasını istediklerini anlamak için gerekli paydaşlarla konuşarak mümkün olduğunca çok zaman harcayın. Rakiplerinizin daha önce benzer bir durumla karşılaşıp karşılaşmadığını anlamak için olasılık değerlendirmeleri ve pazar araştırması yapmak isteyeceksiniz. Planınızın taslağını oluşturmadan önce gerekli tüm bilgilere sahip olduğunuzdan emin olmak istersiniz, bu nedenle bu adım en uzun adım olmalıdır.
Dördüncü Hafta: Taslak Plan
Planlarınızı hazırlamak için kendinize bir hafta verin. İlk iki adım size ihtiyacınız olan tüm bilgileri vermelidir, bu nedenle üçüncü adım araştırmanıza ince ayar yapmak ve nihai planı oluşturmaktır. Ayrıca, oluşturduklarınızı paydaşlarınızla paylaşabilir ve onların geri bildirimlerine dayanarak sahip olduklarınızı yineleyebilirsiniz.
Planınızı oluşturmanın, sürdürmenin ve test etmenin son adımı, sürekli bir çabadır. Yukarıda bahsedildiği gibi, işletmeniz muhtemelen farklı zamanlarda farklı şeylerden etkilenecektir, bu nedenle planları gözden geçirmek ve bunların hala ihtiyaçlarınızla ilgili olduğundan emin olmak her zaman önemlidir. Örneğin, yeni işe alınanlar ve mevcut çalışanlar aynı sayfada olacak şekilde üç aylık incelemeler ve eğitimler yapmayı planlıyor olabilirsiniz.
Acil Durum Planlama Örneği
Bir acil durum planı örneğine sahip olmak yararlı olabilir, bu nedenle aşağıda bir tanesinin üzerinden geçeceğiz. Örnekler olumlu ve olumsuz bir duruma ilişkindir, bu nedenle bir planın her ikisine de nasıl uygulandığına dair bir fikir edinebilirsiniz.
Kaçınılması Gereken Acil Durum Planlama Hataları
En iyi niyetle bile, acil durum planınız zorlu bir başlangıç yapabilir. İşte kendinize ait bir tane oluştururken kaçınmanız gereken bazı yaygın hatalar.
Önce yönetici katılımını sağlamamak.
Ekibinizi veya departmanınızı dahil etmeden önce, yönetici ekipten destek almalısınız. Aksi takdirde, en baştan mahkum bir plan oluşturma riskini alırsınız.
Plandaki yönergeleri etkileyebilecek potansiyel riskler ve diğer faktörler hakkında geri bildirim alın. Baştan itibaren yönetici desteğine sahip olmak, ortaya konan planın onaylanmasını sağlar ve aynı zamanda departman seviyesindekileri de kabul etmeye motive edebilir.
Birden fazla senaryoyu kapsamama.
Potansiyel riskleri ve senaryoları değerlendirirken, köşeleri kestirmemek veya gevşeklik yapmamak önemlidir. Senaryo planlaması, acil durum planınızın başarısının anahtarıdır. Olası tüm riskler dikkate alınmalıdır. Olasılığa göre sıralayabilirsiniz, ancak daha az olası olayları hiçbir şekilde dışarıda bırakmamalısınız. Aksi takdirde, olayın gerçekleşmesi durumunda kendinizi savunmasız bırakırsınız.
Pandemi sırasında tedarik zinciri sorunlarından kaç işletmenin etkilendiğini bir düşünün. Büyük olasılıkla böyle bir felaketi asla tahmin etmemişti, ancak böyle bir engel için planı olanlar daha hazırlıklıydı.
Ayarlayın ve unutun.
Acil durum planınız yürürlüğe girdikten sonra rahat olmanız gerçekten çok kolay – sonuçta, durum tespitinizi en baştan yaptıysanız, önünüze çıkan her türlü engelin üstesinden gelmeye hazırsınız.
Ne yazık ki, bu tek seferlik bir süreç değil. Acil durum planı yaşayan bir belge olarak görülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. İş ihtiyaçlarınız ve dolayısıyla engelleri ve riskleri zaman içinde değişecektir.
İş Acil Durum Planı Oluşturun
Sonuç olarak, beklenmedik durum planları, gerçekleşsin ya da olmasın, bir dizi ne olursa olsun senaryosuna hazırlanmanıza yardımcı olur. Asla zorlu bir duruma düşmek istemediğiniz için hazırlıklı olmak, yol boyunca ne olursa olsun işinizin başarılı olmaya devam etmesini sağlamak için yapabileceğiniz en iyi şeydir.
Söylendiği gibi, üzgün olmaktansa güvende olmak daha iyidir.
Pazarlama Uygulamaları 